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          城建檔案館綜合業務管理系統

              城建檔案是城市建設的歷史記錄,城建檔案管理是城市建設管理工作的重要組成部分。隨著我國社會主義現代化建設事業的蓬勃發展和城市化水平的不斷提高,城建檔案的數量日益增加,其種類和載體形態日漸豐富,如何對這些不斷產生和紛繁復雜的檔案資料的科學管理和有效利用,既是廣大城建檔案工作者的迫切愿望,也是社會主義現代化建設事業的迫切需要。

          城建檔案館綜合業務管理系統是為提高城建檔案管理效率,改進現代化管理水平,促進城建檔案管理發展,利用現代信息技術建立的城建檔案館綜合業務管理系統,是各地城建檔案館的綜合解決方案。系統可將不同載體上的、不同表現形式的檔案信息,通過計算機錄入、掃描等多種手段轉化成數字信息,達到利用計算機和互聯網來實現檔案信息的自動化管理和傳輸目的。系統具有高效率管理和開發利用檔案信息資源能力的多媒體全文數據庫網絡管理系統,能夠開展檔案計算機檢索、檔案信息網絡傳遞、網絡檔案信息咨詢服務以及網上檔案信息的開發利用、公開發布檔案信息、提供檔案宣傳與指導等,適應社會的發展和時代的要求。


              軟件主要功能簡介如下:

          業務審批流程

          單流程

          整個審批流程有三個單(子)流程。分別對應的紙質檔案、照片檔案、錄像檔案的審批。檔案可以走單流程最終進入檔案館庫房也可以走綜合流程。需注意的是,單流程的結束僅表示該材質檔案的處理結束,并不表示整份檔案審批流程的完成。

          紙質接收->> 紙質初審 ->> 紙質復審 ->> 紙質審核 ->>紙質立卷->>紙質分卷->>預歸檔->>歸檔

          照片接收->> 照片初審 ->> 照片復審 ->> 照片審核  ->>照片立卷->>照片分卷->>預歸檔->>歸檔

          聲像接收->> 聲像初審 ->> 聲像復審 ->> 聲像審核  ->>聲像立卷->>聲像分卷->>預歸檔->>歸檔

          綜合流程

          ->> 綜合復審 ->> 綜合審核 ->>裝訂->>歸檔

          當三個單流程節點都走到審核,或審核以后的時候,就可以在綜合復審界面中選擇進入綜合復審。綜合流程,表示對整份檔案進行審理,完成后即表示對整份檔案的審理完成。綜合審核之后代表對檔案的審批已經結束。

          虛擬檔案室
            管理人員可以像在現實中一樣定位好檔案的具體位置,查詢人員查詢到檔案后只要看到虛擬位置就能夠到現實中的檔案室中尋找到紙質檔案。檔案柜、室設置:提供增加、修改、刪除檔案柜等功能,可自定義設置行、列及檔案的具體存放數量等相關信息,檔案管理更簡便;檔案室的設置可以無限多級。虛擬檔案室的組成可參考本公司軟件。

          檔案室設置規則如下:
             
          1)定義檔案室名稱

          2)設置檔案室的排數和列數

          3)定義每列的列名和卷標名:

           列名示例:1列、2列、3…….

           卷標名:由1組可由證號組成,示例:01047015-01049830。

          4)設置檔案列的層數和組數

          5)定義每個層組的卷標名:由1組證號組成,示例:01047015-01049830。

          報送文件模板

              參數設置報送文件模板可以預先對各種工程類型的報送文件進行設定,在企業提交檔案時,自動套用對應的文件模板。

          電子檔案數據掛接

          實現檔案數字化轉換過程中形成的目錄數據庫與掃描件的掛接。

          以拖拽方式將掃描圖片文件直接上傳到對應的檔案信息文件夾中(如下圖),實現數字檔案與卷宗信息的合并、掛接功能。

          點擊“保存”按鈕,系統自動掛接掃描的圖像,掛接后的卷內目錄圖片信息,如下圖。

          通過調整卷內目錄內材料名稱的起止頁碼(如下圖),系統能自動控制卷內目錄下材料名稱對應掛接的文件和數量。

          點擊“卷宗”(如下圖),系統會自動將該卷宗的圖像文件進行合并,自動生成PDF數字卷宗文件。

          圖片影像管理

          1)提供紙質檔案圖像的掃描及編輯功能,對掃描后的圖像提供放大、縮小、旋轉、編輯、剪裁、去污點、亮度調整、Gamma調整等。

          2)掃描時可以自動計算出當前卷內目錄下已經掃描了多少張圖片。

          3)在圖像列表中可以粘貼、剪切、刪除、插入圖像。

          4)可以對圖像實現翻頁、放大、縮小,以方便查檔人員的要求。

          5)提供刪除圖像、刪除卷內目錄的功能,修改功能。

          6)提供自動瀏覽功能,可以在不操作的情況下自動瀏覽當前卷的圖像。

          7)自動添加防偽水印功能。

          8)所有的檔案都通過掃描進入了服務器,如果需要調用檔案則只要輸入權證號(或相應關鍵搜索詞)就能夠調該檔案的所有材料,通過需要打印某張材料則點擊該張材料就可以打印出來。

          存儲格式管理

          1、圖片文件一般采用JPG格式。

          2、卷宗文件所包含的圖片可以文件為單位生成PDF文件,一般采用PDF格式存儲,一個文件對應一個PDF文件,一份案卷對應一個或多個PDF文件。一個項目、工程、案卷分別對應一個文件夾,一個項目文件包括一個或多個工程文件夾,一個工程文件夾包括一個或多個案卷文件夾,一個案卷文件夾包括一個或多個PDF文件。

          軟件及數據安全

          1、 軟件開發符合國家信息化安全標準,有相應的加密功能,和權限訪問管理功能。支持加密鎖等安全設計。

          2、 數據回收站:檔案管理軟件著錄時刪除的數據和電子檔案文件應臨時保存在數據回收站子系統中,可以隨時回復,也可以徹底清除,以防誤刪除有用的檔案數據。

          3、 沒有通過系統認證的計算機無法登錄,已認證的計算機可以關閉或禁止登錄。

          4、   對電子檔案進行加密處理,防止直接拷貝檔案數字化文件數據,保證電子檔案離開檔案管理系統便不能使用。

          設計規范

          1.   GB/T50323-2001《城建檔案著錄規范》

          2.   GB/T50328-2001《建設工程文件歸檔整理規范》

          3.   CJJ/T 158-2011《城建檔案業務管理規范》

           

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